The Team coordination feature helps you to keep tabs on the availability of your booth crew during the event and view individual profile details of the people involved.

The booth crew can set their current availability status from the app or the Admins and the Template managers in the organisation can set this up from the dashboard.

How to activate the Team coordination function?

  1. Go to the dashboard and open the template you want to use.
  2. Open the settings of the template.
  3. Set the checkbox on Activate team coordination.

How to manage the team coordination from the backend?

1. While opening the overview of all your templates in the dashboard, on the right side you can find the button Team coordination.

2. By opening the Team coordination, you will see a list of all the users in your organisation or a specific list of the booth crew, if the booth crew was preset in the template.

3. The Status can be changed between Available, Busy, Not Available and Signed out. The Status is synchronized with the app of the users. If the user changed the status in the app, the changes will be automatically applied in the dashboard and vice versa.

4. The personal user information in this list are taken from the profile management of the users. The users can manage their profile only by themselves here.

5. The custom fields*, that are shown next to the contact information can be also fulfilled in the profile management of the users.

* These custom fields should be previously defined in the organisation management ‚Üí Manage custom profile fields by the Admin.

  • The custom fields will be available for all users of your organization as additional fields in their profile management.
  • Supported field types: Text fields, Single Select and Multi Select fields.

How to activate the Team coordination function from the VisitReport app?

  1. Open the app and open the template, for which the team coordination function was previously set up.
  2. The app will ask you, if you want to log in/activate the booth crew function.
  3. Click on "Log in".
  4. Create a report and on the right side you can find the Status button in form of a dot.
  5. Done! ūüėÉ

_________________________________
(German version)

Die Funktion Teamkoordination hilft Ihnen, die Verf√ľgbarkeit Ihres Standpersonals w√§hrend der Veranstaltung im Auge zu behalten und individuelle Profildetails der beteiligten Personen einzusehen.

Der Verf√ľgbarkeitsstatus kann √ľber die App oder √ľber das Backend eingerichtet werden.

Wie aktiviert man die Team-Koordinationsfunktion?

  1. Rufen Sie die VisitReport-Seite im Backend auf und öffnen Sie die Vorlage, die Sie verwenden möchten.
  2. √Ėffnen Sie die Einstellungen der Vorlage.
  3. Setzen Sie das Kontrollkästchen auf Teamkoordination aktivieren.

Wie lässt sich die Teamkoordination vom Backend aus verwalten?

1. Wenn Sie im Backend die Übersicht all Ihrer Vorlagen öffnen, finden Sie auf der rechten Seite den Button Teamkoordination.

2. Wenn Sie die Teamkoordination abrufen, öffnen Sie die Liste aller Benutzer in Ihrer Organisation oder eine spezifische Liste des Standpersonals, wenn dieses in der Vorlage voreingestellt wurde.

3. Der Status kann zwischen Verf√ľgbar, Besch√§ftigt, Nicht Verf√ľgbar und Abgemeldet ge√§ndert werden. Der Status wird mit der App der Benutzer synchronisiert.

Wenn der Benutzer den Status in der App ge√§ndert hat, werden die √Ąnderungen automatisch in dem Backend √ľbernommen und umgekehrt.

4. Die pers√∂nlichen Benutzerinformationen in dieser Liste werden aus der Profilverwaltung der Benutzer √ľbernommen. Die Benutzer k√∂nnen ihr Profil nur selbst verwalten.

5. Die benutzerdefinierten Felder*, die neben den Kontaktinformationen angezeigt werden, k√∂nnen auch in der Profilverwaltung der Benutzer ausgef√ľllt werden.

* Diese benutzerdefinierten Felder sollten zuvor in der Organisationsverwaltung definiert werden ‚Üí Verwalten Sie benutzerdefinierte Profilfelder durch den Admin.

  • Die benutzerdefinierten Felder sind f√ľr alle Benutzer Ihrer Organisation als zus√§tzliche Felder in deren Profilverwaltung verf√ľgbar.
  • Unterst√ľtzte Feldtypen: Textfelder, Single-Select- und Multi-Select-Felder.

Wie aktiviert man die Team-Koordinationsfunktion aus der VisitReport-App heraus?

  1. √Ėffnen Sie die App und √∂ffnen Sie die Vorlage, f√ľr die die Teamkoordinationsfunktion zuvor eingerichtet wurde.
  2. Die App fragt Sie, ob Sie sich anmelden bzw. die Teamkoordinationsfunktion aktivieren möchten.
  3. Klicken Sie auf "Anmelden".
  4. Erstellen Sie einen Bericht und auf der rechten Seite finden Sie die Schaltfläche Status in Form eines Punktes.
  5. Fertig! ūüėÉ

Did this answer your question?