Important: The team coordination function is available only for named licenses!

The Team coordination feature helps you to keep tabs on the availability of your booth crew during the event and view individual profile details of the people involved.

The booth crew can set their current availability status from the app or the Admins and the Template managers in the organisation can set this up from the dashboard.

How to activate the Team coordination function?

  1. Go to the dashboard and open the template you want to use.

  2. Open the settings of the template.

  3. Set the checkbox on Activate team coordination.

How to manage the team coordination from the backend?

1. While opening the overview of all your templates in the dashboard, on the right side you can find the button Team coordination.

2. By opening the Team coordination, you will see a list of all the users in your organisation or a specific list of the booth crew, if the booth crew was preset in the template.

3. The Status can be changed between Available, Busy, Not Available and Signed out. The Status is synchronized with the app of the users. If the user changed the status in the app, the changes will be automatically applied in the dashboard and vice versa.

4. The personal user information in this list are taken from the profile management of the users. The users can manage their profile only by themselves here.

5. The custom fields*, that are shown next to the contact information can be also fulfilled in the profile management of the users.

* These custom fields should be previously defined in the organisation management → Manage custom profile fields by the Admin.

  • The custom fields will be available for all users of your organization as additional fields in their profile management.

  • Supported field types: Text fields, Single Select and Multi Select fields.

How to activate the Team coordination function from the VisitReport app?

  1. Open the app and open the template, for which the team coordination function was previously set up.

  2. The app will prompt you to set your team coordination status.

  3. Click on Logged out or Available.

  4. Under the Team tab, you will find the complete list of your organization's booth crew. Here you can set your current availability status at any time and contact your colleagues by phone or SMS.

(German version)

Achtung: Die Teamkoordination-Funktion ist nur für Named-Lizenzen verfügbar!

Die Funktion Teamkoordination hilft Ihnen, die Verfügbarkeit Ihres Standpersonals während der Veranstaltung im Auge zu behalten und individuelle Profildetails der beteiligten Personen einzusehen.

Der Verfügbarkeitsstatus kann über die App oder über das Backend eingerichtet werden.

Wie aktiviert man die Team-Koordinationsfunktion?

  1. Rufen Sie die VisitReport-Seite im Backend auf und öffnen Sie die Vorlage, die Sie verwenden möchten.

  2. Öffnen Sie die Einstellungen der Vorlage.

  3. Setzen Sie das Kontrollkästchen auf Teamkoordination aktivieren.

Wie lässt sich die Teamkoordination vom Backend aus verwalten?

1. Wenn Sie im Backend die Übersicht all Ihrer Vorlagen öffnen, finden Sie auf der rechten Seite den Button Teamkoordination.

2. Wenn Sie die Teamkoordination abrufen, öffnen Sie die Liste aller Benutzer in Ihrer Organisation oder eine spezifische Liste des Standpersonals, wenn dieses in der Vorlage voreingestellt wurde.

3. Der Status kann zwischen Verfügbar, Beschäftigt, Nicht Verfügbar und Abgemeldet geändert werden. Der Status wird mit der App der Benutzer synchronisiert.

Wenn der Benutzer den Status in der App geändert hat, werden die Änderungen automatisch in dem Backend übernommen und umgekehrt.

4. Die persönlichen Benutzerinformationen in dieser Liste werden aus der Profilverwaltung der Benutzer übernommen. Die Benutzer können ihr Profil nur selbst verwalten.

5. Die benutzerdefinierten Felder*, die neben den Kontaktinformationen angezeigt werden, können auch in der Profilverwaltung der Benutzer ausgefüllt werden.

* Diese benutzerdefinierten Felder sollten zuvor in der Organisationsverwaltung definiert werdenVerwalten Sie benutzerdefinierte Profilfelder durch den Admin.

  • Die benutzerdefinierten Felder sind für alle Benutzer Ihrer Organisation als zusätzliche Felder in deren Profilverwaltung verfügbar.

  • Unterstützte Feldtypen: Textfelder, Single-Select- und Multi-Select-Felder.

Wie aktiviert man die Team-Koordinationsfunktion aus der VisitReport-App heraus?

  1. Öffnen Sie die App und öffnen Sie die Vorlage, für die die Teamkoordinationsfunktion zuvor eingerichtet wurde.

  2. Die App wird Sie drauf hinweisen, Ihren Team-Koordination-Status zu setzen.

  3. Klicken Sie auf Abgemeldet oder Verfügbar.

  4. Unter dem Tab Team finden Sie die vollständige Liste des Standpersonals Ihrer Organisation. Hier können Sie jederzeit Ihren aktuellen Verfügbarkeitsstatus setzen und mit dem Standpersonal Kontakt aufnehmen (per Telefon oder per SMS).

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