The e-mail suggestion function allows you to receive contact suggestions based on incoming e-mails in your mailbox. To generate these suggestions, snapADDY analyzes the signatures of all incoming e-mails and displays the found contacts in the contact list of your grabber.

*Please note that only plausible e-mails are converted into a contact suggestion to increase quality. Criteria for this are, for example, that the mail address in the signature matches the sender address.

If you are connected to one of the supported CRMs (currently: Microsoft Dynamics 365 (OAuth), Pipedrive and Salesforce), an additional duplicate check is performed with your CRM for each contact suggestion. This leads to a higher quality of the contact suggestions.

How to activate contact suggestions from emails?

  1. Open the Settings in the snapADDY Grabber
  2. Scroll down to E-mail suggestions
  3. Choose either IMAP or Office 365, depending on your e-mail account.

Office 365

  • Click on Connect.
  • Consent to the required permissions.
  • As soon as we find a plausible e-mail signature in your inbox, you will receive a suggestion shortly after the corresponding e-mail has arrived.

IMAP

  • IMAP allows you to connect to other mailboxes (e.g. Yahoo Mail).
  • Establish the connection by entering your access data, the IMAP server address and the corresponding port. You can obtain the necessary settings either from your e-mail provider or from your local administrator.
  • Click on Connect.
  • Email accounts connected via IMAP are processed every 15 minutes.

Note: GMail accounts require some additional security setup for IMAP connections to work:

1. Activate Two-Factor-Authentication: https://support.google.com/accounts/answer/185839

2. Generate App Password for snapADDY email suggestions: https://support.google.com/accounts/answer/185833

3. Use the freshly generated password for the IMAP settings in the snapADDY Grabber

Entities for duplicate checks

If you are using one of the supported CRM systems (Microsoft Dynamics 365 (OAuth), Pipedrive, and Salesforce), you can also select for which entities you want to receive a contact suggestion.

For example, if you only want to receive suggestions for the Account entity, snapADDY checks whether the signature of an incoming e-mail matches an account in your CRM. If such an Account exists, snapADDY checks whether the data in the signature differs from the data record in your CRM. If this is the case, you will receive a suggestion for a possible update. If a corresponding Account does not yet exist in your CRM, you will receive a suggestion to create it.

Note: To receive contact suggestions, incoming e-mails must contain a plausible signature that matches the name of the sender.

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(German version)

Die E-Mail-Vorschlagsfunktion ermöglicht es Ihnen, Kontaktvorschläge auf der Grundlage eingehender E-Mails in Ihrer Mailbox zu erhalten. Um diese Vorschläge zu generieren, analysiert snapADDY die Signaturen aller eingehenden E-Mails und zeigt die gefunden Kontakte in der Kontaktliste Ihres Grabbers an.

*Bitte beachten Sie, dass zur Erhöhung der Qualität nur plausible E-Mails in einen Kontaktvorschlag umgewandelt werden. Kriterien dafür sind zum Beispiel, dass die Mailadresse in der Signatur mit der Absenderadresse übereinstimmt.

Wenn Sie mit einem der unterstützten CRMs (derzeit: Microsoft Dynamics 365 (OAuth), Pipedrive und Salesforce) verbunden sind, wird zusätzlich für jeden Kontaktvorschlag ein Dublettencheck mit Ihrem CRM durchgeführt. Dies führt zu einer höheren Qualität der Kontaktvorschläge.

Wie aktiviert man Kontaktvorschläge aus E-Mails?

  1. Öffnen Sie die Einstellungen im snapADDY Grabber
  2. Scrollen Sie nach unten zu E-Mail Kontaktvorschläge
  3. Wählen Sie je nach Ihrem E-Mail-Konto entweder IMAP oder Office 365.

Office 365

  1. Klicken Sie auf Verbinden.
  2. Geben Sie Ihre Zustimmung zu den erforderlichen Berechtigungen.
  3. Sobald wir eine plausible E-Mail-Signatur in Ihrem Posteingang finden, erhalten Sie kurz nach Eintreffen der entsprechenden E-Mail einen Vorschlag.

IMAP

IMAP ermöglicht Ihnen die Verbindung zu anderen Mailboxen (z.B. Yahoo Mail).

  • Stellen Sie die Verbindung her, indem Sie Ihre Zugangsdaten, die IMAP-Serveradresse und den entsprechenden Port eingeben. Die erforderlichen Einstellungen erhalten Sie entweder über Ihren E-Mail-Provider oder bei Ihrem lokalen Administrator.
  • Klicken Sie auf Verbinden.
  • E-Mail-Konten, die über IMAP verbunden sind, werden alle 15 Minuten verarbeitet.

Hinweis: GMail-Konten erfordern einige zusätzliche Sicherheitseinstellungen, damit IMAP-Verbindungen funktionieren:

1. Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung: https://support.google.com/accounts/answer/185839

2. Generieren Sie ein App-Passwort für E-Mail-Vorschläge von snapADDY: https://support.google.com/accounts/answer/185833

3. Verwenden Sie das frisch generierte Passwort für die IMAP-Einstellungen im snapADDY Grabber

Entitäten für Dublettenprüfungen

Wenn Sie eines der unterstützten CRM-Systeme einsetzen (Microsoft Dynamics 365 (OAuth), Pipedrive und Salesforce), können Sie zusätzlich wählen, für welche Entitäten Sie Kontaktvorschläge erhalten wollen.

Wenn Sie beispielsweise ausschließlich Vorschläge für die Entität Account erhalten möchten, prüft snapADDY, ob die Signatur einer eingehenden E-Mail mit einem Account in Ihrem CRM übereinstimmt. Falls ein solcher Account existiert, wird geprüft, ob sich die Daten in der Signatur von dem Datensatz in Ihrem CRM unterscheiden. In diesem Fall erhalten Sie einen Vorschlag für eine mögliche Aktualisierung. Sollte ein entsprechender Account noch nicht in Ihrem CRM existieren, erhalten Sie den Vorschlag diesen anzulegen.

Hinweis: Um Kontaktvorschläge zu erhalten, müssen die eingehenden E-Mails eine plausible Signatur enthalten, die mit dem Namen des Absenders übereinstimmt.

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