The e-mail suggestions feature allows you to receive contact suggestions based on incoming e-mails in your mailbox.

To generate these suggestions, snapADDY analyzes the signatures of all incoming e-mails and adds useful contact suggestions to your Grabber.

*Note that for increased quality, only plausible e-mails (mail address in the signature matches the address of the sender, etc.) will be turned into contact suggestion.

Additionally, if you are connected to one of the supported CRMs (currently: Microsoft Dynamics 365, Pipedrive, and Salesforce) we are double checking found contacts with your CRM and verify the relevance of each suggestion for you.

How to activate contact suggestions from emails?

  1. Open the Settings in the snapADDY Grabber
  2. Scroll down to E-mail suggestions
  3. Depending on your email account choose either IMAP or Office 365 and click Connect.

Office 365

  • Click Connect.
  • Consent to the required permissions.
  • If we find a plausible email signature in your incoming mail, you will get a suggestion shortly after the respective email arrives.

IMAP

  • IMAP allows you to connect to other mailboxes (e.g. Yahoo Mail).
  • Establish the connection by entering your user credentials, IMAP host, and port. You can get the required settings either via your email provider or by asking your local administrator.
  • Email accounts connected via IMAP are processed every 15 minutes.
  • Note: GMail accounts require some additional security setup for IMAP connections to work:

1. Activate Two-Factor-Authentication: https://support.google.com/accounts/answer/185839

2. Generate App Password for snapADDY email suggestions: https://support.google.com/accounts/answer/185833

3. Use the freshly generated password for the IMAP settings in the snapADDY Grabber

Entities for duplicate checks

  • Relevant only for the supported CRM systems: Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics 365 (AOuth)

In this section you can individually configure the entities against which a duplicate check is performed before making a contact suggestion. For example, if you want to exclusively receive suggestions for the Accounts entity, we will check if the signature of an incoming e-mail matches any Account in your CRM. If not, you will immediately receive a suggestion for a new Account. Otherwise, if such a duplicate is found, we will check if the contact from the signature contains data different from your CRM and in that case suggest possible updates for the contact to you.

Note: In order to receive contact suggestions, the incoming e-mails must contain a plausible signature that matches the sender name.

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(German version)

Die E-Mail-Vorschlagsfunktion ermöglicht es Ihnen, Kontaktvorschläge auf der Grundlage eingehender E-Mails in Ihrer Mailbox zu erhalten.

Um diese Vorschläge zu generieren, analysiert snapADDY die Signaturen aller eingehenden E-Mails und fügt Ihrem Grabber nützliche Kontaktvorschläge hinzu.

*Achten Sie drauf, dass zur Erhöhung der Qualität nur plausible E-Mails (Mailadresse in der Signatur stimmt mit der Adresse des Absenders überein usw.) in einen Kontaktvorschlag umgewandelt werden.

Wenn Sie mit einem der unterstützten CRMs (derzeit: Microsoft Dynamics 365 (OAuth), Pipedrive und Salesforce) verbunden sind, überprüfen wir zusätzlich die gefundenen Kontakte mit Ihrem CRM und verifizieren die Relevanz jedes Kontaktvorschlags für Sie.

Wie aktiviert man Kontaktvorschläge aus E-Mails?

  1. Öffnen Sie die Einstellungen im snapADDY Grabber
  2. Scrollen Sie nach unten zu E-Mail Kontaktvorschläge
  3. Wählen Sie je nach Ihrem E-Mail-Konto entweder IMAP oder Office 365 und klicken Sie auf Verbinden.

Office 365

  1. Klicken Sie auf Verbinden.
  2. Geben Sie Ihre Zustimmung zu den erforderlichen Berechtigungen.
  3. Wenn wir eine plausible E-Mail-Signatur in Ihrem Posteingang finden, erhalten Sie kurz nach Eintreffen der entsprechenden E-Mail einen Vorschlag.

IMAP

IMAP ermöglicht Ihnen die Verbindung zu anderen Mailboxen (z.B. Yahoo Mail).

  • Stellen Sie die Verbindung her, indem Sie Ihre Benutzeranmeldeinformationen, den IMAP-Host und den Port eingeben.
  • Die erforderlichen Einstellungen erhalten Sie entweder über Ihren E-Mail-Provider oder bei Ihrem lokalen Administrator.
  • E-Mail-Konten, die über IMAP verbunden sind, werden alle 15 Minuten verarbeitet.

Hinweis: GMail-Konten erfordern einige zusätzliche Sicherheitseinstellungen, damit IMAP-Verbindungen funktionieren:

1. Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung: https://support.google.com/accounts/answer/185839

2. Generieren Sie ein App-Passwort für E-Mail-Vorschläge von snapADDY: https://support.google.com/accounts/answer/185833

3. Verwenden Sie das frisch generierte Passwort für die IMAP-Einstellungen im snapADDY Grabber

Entitäten für Dublettenprüfungen

Nur für die unterstützten CRM-Systeme relevant: Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics 365 (AOuth)

In diesem Abschnitt können Sie die Entitäten, gegen die eine Dublettenprüfung durchgeführt wird, individuell konfigurieren, bevor Sie einen Kontaktvorschlag machen.

Wenn Sie beispielsweise ausschließlich Vorschläge für die Entität Accounts erhalten möchten, prüfen wir, ob die Signatur einer eingehenden E-Mail mit einem Account in Ihrem CRM übereinstimmt. Falls nicht, erhalten Sie sofort einen Vorschlag für einen neuen Account. Andernfalls, wenn ein solches Duplikat gefunden wird, prüfen wir, ob der Kontakt aus der Signatur andere Daten als in Ihrem CRM enthält, und schlagen Ihnen in diesem Fall mögliche Aktualisierungen für den Kontakt vor.

Hinweis: Um Kontaktvorschläge zu erhalten, müssen die eingehenden E-Mails eine plausible Signatur enthalten, die mit dem Namen des Absenders übereinstimmt.

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